Effectief werken. Het klinkt mooi, iedereen wil het, maar doen we of lukt het ons wel? Om optimaal te kunnen werken moet er een goede balans zijn tussen wat er van ons gevraagd wordt en wat we aankunnen. Een afweging tussen belasting en belastbaarheid. Vaak gaat het hier mis. Zeker in onze cultuur waar druk zijn en presteren een norm zijn. Wat we hierbij uit het oog verliezen, is dat we om optimaal te kunnen presteren, we ook onze batterij goed moeten opladen. Niet alleen in onze vrije tijd, maar ook tijdens of tussen de werkzaamheden zelf. Denk aan een pauze, kunnen variëren in werkzaamheden en opladen door te eten en drinken.

Wat beïnvloedt effectief werken?

Willen we dus effectief werken, dan zullen we eerst moeten bekijken wat hierbij een rol speelt. Enerzijds speelt de organisatie een grote rol -denk aan de bedrijfscultuur en arbeidsprocessen. Is er ruimte voor pauzes? Hoe veel afleiding is er? Zijn processen goed gestroomlijnd? Anderzijds gaat het om wie jij bent en hoe je zelf in de wedstrijd zit. Hoe hoog is jouw vitaliteit en energieniveau? Hoe goed kun jij je concentreren? Hoeveel energie verlies je aan niet relevante zaken? Zit je wel op je plek binnen de organisatie?

Een deel hiervan heb je als individu niet in de hand, maar hoe je zelf functioneert wel. Het gaat er hierbij om dat je je energiebronnen goed in de gaten houdt en tijdig weer oplaadt. Je kunt je lichaam goed opladen door goed te eten, pauzes te pakken, goed te slapen en te sporten. Of en hoe je dit doet, ligt heel erg aan hoe ons onderbewustzijn geprogrammeerd is. Want maar liefst 95% van alles wat we denken, voelen en doen wordt door ons onderbewustzijn aangestuurd- we zijn nu eenmaal gewoontedieren.

Ook belangrijk bij effectief werken is je emotionele en mentale gesteldheid. Je kunt je voorstellen dat als je in een goede bui bent, je beter presteert. Hoe goed jij je kunt concentreren heeft hier natuurlijk ook mee te maken. Dit komt beide voor het grootste deel weer vanuit je onderbewustzijn. Enerzijds heeft dit ook weer met gewoontes te maken, anderzijds met jouw veerkracht en kijk op het leven.

Je brein en effectief werken

Het onderbewustzijn speelt dus een grote rol in je persoonlijke effectiviteit. Maar als liefst 95% daar door beïnvloedt wordt, lijkt het lastig om dit te veranderen en om nieuwe gewoontes in te slijpen die je helpen je batterij op te laden. Maar hier zijn gelukkig manieren voor.

Eén van deze manieren is mind hacking. Hierbij gebruik je visualisatietechnieken om nieuwe gewoontes in te slijpen. Dit is precies hetzelfde wat topsporters doen om hun automatismes te trainen. Het zorgt voor een versterkte focus, want tijdens het visualiseren train je jouw concentratievermogen. Een ander effect is dat je hersengolven en hartritme variabiliteit worden gebalanceerd waardoor je in een flow komt.

Je brein en onderbewustzijn kun je zien als een overzicht van je verleden -het bevat herinneringen en ervaringen. Op basis hiervan werkt jouw onderbewustzijn. Maar wat nu als je door brain hacking van je brein een kaart voor de toekomst maakt? Hierdoor grijpt je brein terug op ‘nieuw geïnstalleerde herinneringen’ en worden je automatismes vernieuwd en kun je makkelijker nieuw gedrag vertonen.

Effectief werken komt door deze brain hacks snel een stuk dichterbij. En deze technieken zijn eenvoudig te leren. Effecten hiervan zijn op de werkvloer o.a. minder stress, beter time-management, verbeterde communicatie en een verhoogde productiviteit.

Dit artikel is geschreven door Bart Heijting, MSc. MSc. PT . Bart heeft zichzelf middels meditatie genezen, na jaren van chronische pijn als gevolg van een heftig snowboard ongeluk waarbij hij zijn nek brak. Hierna is hij zich gaan inzetten om meditatie uit de zweverige hoek te halen en voor iedereen toegankelijk te maken. Hij helpt nu wereldwijd mensen en organisaties met stress, gezondheids- en vitaliteitvraagstukken.

“Burgers kunnen ook heel veel zelf, er is niet altijd een ambtelijk apparaat nodig om nieuwe stappen te zetten.”

ToekomstVisies Utrecht – Door Eefje van den Akker

De wereld verandert in rap tempo maar in alle drukte vergeten we soms te zien wat er onder onze neuzen plaats vindt. Met ToekomstVisies Utrecht kijken we samen met ondernemers met een visie naar maatschappelijke verandering en een duurzame toekomst. Want om te kunnen werken aan een duurzame toekomst moet er ook worden samengewerkt en actie ondernomen worden, niet alleen van hogerop, maar juist door burgers zelf. Vanuit dat idee startte Theo Blom met enkele andere buurtbewoners ‘Buurtbudget Lunetten.’ Een initiatief dat de lokale democratie moet verbeteren. “Burgers kunnen ook heel veel zelf, er is niet altijd een ambtelijk apparaat nodig om nieuwe stappen te zetten.”

De betrokkenheid onder bewoners van Lunetten

Vanaf de zomer 2015 is het buurtbudget voor Lunetten en Lombok in gang gezet. Uit de eindrapportage van het Centrum voor Budgetmonitoring en Burgerparticipatie  blijkt dat de projecten verschillende inzichten heeft opgeleverd. Waar de onderwerpen in Lunetten minder ingewikkeld en sociaal beladen waren dan in Lombok, bleek de betrokkenheid onder bewoners van Lunetten en de betrouwbaarheid van de budgetten groter dan in Lombok. In de definitief rapport van de Gemeente wordt dit bevestigd. Hoewel bewoners er niet in slaagden volledig inzicht te krijgen in bestedingen van de Gemeente, bleek er meer begrip te ontstaan voor de complexiteit rondom het verdelen van budgetten.

Inmiddels is het alweer drie jaar geleden dat Theo samen met buurtgenoten besloot iets te willen doen. Als gepensioneerd politicoloog is Blom niet bepaald de persoon om in stilte achter de geraniums te gaan zitten. “Ik weet nog goed dat we kort na het starten van Buurtbudget Lunetten om de tafel zaten met de wethouder. Het eerste wat ik bij haar neerlegde was: Utrecht heeft wel een klachtenloket maar geen loket om ideeën neer te leggen!” Blom lacht gul om het idee maar de achterliggende gedachte is veel serieuzer. Het symboliseert hoe de samenleving steeds meer lijkt te focussen op elkaars tekortkomingen. Burgers leggen hun kritiek gemakkelijk neer bij een loket, bij een ander, terwijl juist participatie en zelfreflectie zo belangrijk is om het verschil te kunnen maken. Hieruit ontstond het idee om voor de wijk Lunetten een buurtbudget ter beschikking te stellen waarbij de bewoners van de wijk zelf hun beleid konden maken.

Bewoners organiseren een burgertop

In verschillende teams zijn buurtbewoners in Lunetten uiteindelijk aan de slag gegaan om hun betrokkenheid te laten gelden. Met ieder een eigen thema werd er gekeken: wat zijn de budgetten wat is er nodig en waar gaat nu momenteel het geld heen? Een interessant maar complex vraagstuk bleek al gauw. De gemeente maakt de begroting tenslotte voor de stad en niet op wijkniveau en zo heeft elke wijk weer andere behoeften. Verschillende ideeën voor inspraakmogelijkheden passeerden vervolgens de revue. Zo ontstond ook het idee om af te stappen van de ietwat ouderwetse inspraakavonden. In plaats daarvan werd een zogenaamde Burgertop georganiseerd. Voor het kiezen van de betrokken insprekers bij de Burgertop werd vervolgens gekozen voor iets “nieuws”, dat eigenlijk al eeuwenoud is. “In de Romeinse tijd werd er simpelweg geloot door een aantal burgers die op die manier twee jaar mochten besturen. Je werd dus niet verkozen maar door de loting kreeg je zeggenschap”, legt Blom uit. “Een methode die wij ook graag wilden toepassen en waar de gemeente ook wel wat in zag.”

Op een democratische manier visie invullen

En zo geschiedde: er werd geloot en daaruit kwamen tachtig mensen. Ieder van hen kreeg vervolgens een uitnodiging voor de Burgertop, om mee te komen praten over de buurt. Verschillende thema’s en plannen konden daar worden besproken. De resultaten worden op dit moment meegenomen in het vormen van een omgevingsvisie die eind 2018 zal worden gepresenteerd. Dit project heeft niet alleen veel participatie teweeg gebracht volgens Blom. Blom is er ook van overtuigd dat het vormen van een omgevingsvisie in de wijk eigenlijk in iedere wijk zo tot stand zou moeten komen. “Het liefst zou ik zien dat de gemeente slechts kaders aangeeft van wat juridisch bijvoorbeeld mag en dat wij als bewoners op een democratische manier die visie invullen. Die plannen kunnen dan evengoed als een bindend advies voor de raad gelden.”  

Meer in de benen komen!

Volgens Blom kan de burger dat best aan: “Mensen kunnen veel dingen eigenlijk heel goed zelf maar wat je ziet is dat overal een ambtelijk apparaat aan gekoppeld is of een bepaalde, vaak trage manier van besluitvorming. Wat mij betreft mag er best wat meer ruimte overblijven om de mensen zelf naar een oplossing te laten zoeken.” Dat daar ook een duidelijke behoefte aan is blijkt wel degelijk. Er ontstaan vergelijkbare projecten als Buurtbudget Lunetten in andere steden. Ook kun je overal om je heen de diverse projecten en initiatieven zien die voortkomen uit burgerparticipatie. “Er zijn genoeg mensen die op een positieve en constructieve manier willen participeren om het verschil te maken binnen de samenleving.”

Een jaar geleden sprak schrijver en oud-politicus Jan Terlouw in zijn bekende ‘Touwtje uit de brievenbus-speech’ waarbij hij opriep om “Jezelf uitdagen om het publieke belang te dienen”, Theo Blom verwijst naar deze speech en roept mensen met ideeën op zich te verenigen en samen “gewoon weer in de benen te komen.”

Dit verhaal is onderdeel van de serie artikelen en video’s ToekomstVisies Utrecht. Lees en kijk verder op www.toekomstvisiesutrecht.nl.

Het doel van ToekomstVisies is om in de toekomst kennis te ontwikkelen over maatschappelijke verandering in de samenleving en bewoners actief mee laten denken over hoe we belangrijke maatschappelijke uitdagingen aangaan. Binnen elk thema worden ondernemers die op een maatschappelijk betrokken manier bezig zijn met verandering geïnterviewd en de kennis wordt gedeeld. Gedurende het eerste pilotproject wordt een serie artikelen en video’s geproduceerd rondom het thema duurzaamheid in de stad Utrecht.

Het project ToekomstVisies wordt mogelijk gemaakt door de Gemeente Utrecht, VanSelfie en so/creatie en gesteund door MAEX, Social Impact Factory, Starters4Communities en Duurzame Week Utrecht.

Many of the people working in S2M locations are freelancers and entrepreneurs. Some are just starting – myself included – while others have been doing it for years and mastered the art of working for themselves. As a starting freelancer myself I have many doubts, one of them is what the must-have tools for any autonomous professional? And what a better place to ask that that the place where they work? That’s why I took it to now.seats2meet.com to know what is it that they are using. And as I expected, I got many different answers regarding all the aspects of self-employed entrepreneurs. So here they are.

 

Tools we use

Basecamp – for project managing and sharing files.

Telegram – We have groups for fast updates and questions.

Appear – The online version of Skype doesn’t require you to download any software, works much better and so far, it’s completely safe. The only con is that for you to create a chat room with more than 4 people you have to get the paid version.

Google Drive – I use to share files I want to send people outside the team. For example, when I do interviews like this one, I create the questions on a Google Doc that I share with the person I will interview. They answer them on the same Doc and then I can publish them on WordPress. Easy peasy.

Apple Reminders – I used to use Trello – as a lot of the people above said – but when I got the Apple Watch I switched to Reminders, as my Apple Watch is connected to it as well. Having your to-do list all the time on your wrist can be very convenient. But just to be clear, that one I am speaking for myself.

Buffer – Social media managing it’s a full-time job. Buffer helps you make it a part-time job. It does it by making you able to schedule every social media as much time ahead as you want. Another handy tool is the WP to Buffer widget, which automates every article published on WordPress directly to buffer, which sends it to every social media channel you have. ❤

Evernote – At first I didn’t really know what I would use Evernote for, but now I use it pretty much every day. As we collaborate with a lot of writers in the S2M online magazine I use Evernote to keep the whole structure of the magazine and save all the possible formats collaborators can choose. I also use it to create lists, as all the influencers around us, or timeless articles we can share at any given time. Oh, and I use it for taking notes in meetings as well.

Adobe Creative Cloud – Inside the S2M team there is more than one person doing design, so having and sharing the Adobe Creative Cloud helps us having all the files in one cloud, and whenever one is not available, the other can edit the documents. It’s also good if you work remotely to have all your files in the cloud.

Equipment Insurance and more, if possible – In the last two I have been meeting several entrepreneurs and freelancers. And there are two things I notice that they struggle a lot with; one is losing their equipment, which usually is the base for their work, so if they lose, they can’t work, and in consequence, they can’t make money. The second one is they worrisome of becoming ill when you are in a situation that if you can’t work, you don’t have any backup. So do insure yourself. It can be expensive in the short term, but it is worth it in the long run. And there are innovative ways of ensuring yourself as CommonEasy, where entrepreneurs ensure other entrepreneurs, and you can choose which level you want to be safe. This should be a big a relieve for any autonomous professional.

 

Tips from and for the ecosystem

“I would say a flowchart. It really helps me to keep up productivity and keep my head clean. https://zzpkickstart.nl/overzichtelijk-werken-flowchart/

Bart Haverkort

“A good online bookkeeping tool that also works on your smartphone. I use https://ezboekhouding.nl.”

Ruud van Esch

“Absolutely Trello and Canva. I also use Prezi next.”

Helma Schellen

Trello! Definitely. It helps me to keep overview, organized and to prioritize.”

Cristine Karreman

Evernote for being organized, Canva for social media photos, Google Drive for cloud storage, Toggl for time count on every project I work.”

Olivia Bentan

“Project Management: Trello
Project Communication: Slack
Office Workflow: Gsuite
Media Workflow: Synology NAS + Transip Stack
Finance: Moneybird + Bunq

Tom Croes

“-Laptop and mobile phone for communications, incl. office 365
Wix for my websites
Google Analytics for statistics
Facebook, Twitter and Google Plus for social media
Yuki boekhouden for cloud accounting
Wunderlist for To Dos and Evernote for notes”

Vincent Verhaak

https://toggl.com

Gives you (and your customers/project management great information. Whenever you keep track of your time:)”

Hans Lammers

“For me it’s simple, no special software (Skype, GoToMeeting, MS office, e-mail): lightweight laptop, wifi, clients that allow you to work from anywhere (I’m restricted to CET), suitcase, social skills, and nice cafes/co-working spaces that work for your flow.”

 

 

What else do you want to know?

Do you have another topic which you would like to get tips from the S2M ecosystem? Let us know in the comments and we can make the next article about that!

We already wrote one article about the podcasts that are being created by the people in the ecosystem. You can read it here.

 

Door Linda Coenmans

Duurzaam ondernemen, sociaal ondernemen, een ‘groen’ bedrijf hebben. Iedereen kent de termen en veel bedrijven willen ‘er ook iets mee doen’. Maar wat houdt dat duurzaam ondernemen nou eigenlijk in? Er zijn nogal wat vooroordelen over groen ondernemen in omloop. Duurzame ondernemers herkennen ze  vast: dit zijn de drie grootste misverstanden over duurzaam ondernemen.

“Duurzaam ondernemen is saai”

Saai? Duurzaam ondernemen is hot! Een hardnekkig misverstand dus. Bij duurzaam ondernemen denken veel mensen onterecht aan geitenwollensokken of mensen die zich vastketenen aan een boom. Maar anno 2018 betekent duurzaam ondernemen echt impact maken op de wereld om je heen.

Denk aan Boyan Slat die op zijn 16e met het idee voor The Ocean Cleanup (www.theoceancleanup.com) kwam en daarmee de immense drijvende plastic afval soep in de Stille Oceaan gaat opruimen en recyclen. Een indrukwekkende ambitie die alles behalve saai is. Belangrijker dan de wereld wordt het niet!

Ook ‘gewone’ bedrijven kunnen duurzaam gaan ondernemen. Het investeren in zonnepanelen of steunen van een goed doel – waar je echt een connectie mee hebt – kan een mooie eerste stap zijn. Maak er een interne wedstrijd van om met zoveel mogelijk originele ideeën te komen die impact hebben op jullie omgeving en de wereld. Zo betrek je iedereen en verdwijnt saai als sneeuw voor de zon.

“Duurzaam ondernemen is duur”

Natuurlijk, je kunt een groot budget vrij maken en flinke investeringen doen in een duurzame impact. Maar je kunt ook juist geld besparen door te denken aan het milieu! Stop bijvoorbeeld met printen, scheelt ontzettend veel inkt en papier. En als het echt niet anders kan, print dan dubbelzijdig. Dit bespaart niet alleen geld, maar ook bomen.

Heb je wel iets meer te besteden? Ga dan voor die zonnepanelen. Je investeert maar dit verdient zichzelf terug door de elektriciteitsrekening die omlaag gaat. Moeten er pennen komen met een logo? Ook die kunnen duurzaam zijn! Denk aan een biodegradable pen. Kortom, begin klein en investeer (en bespaar) waar jij kunt!

Kiezen voor een duurzaam alternatief is soms een simpele keuze, die niet duurder hoeft te zijn maar simpelweg anders (en beter) is.

“Duurzaam ondernemen is ingewikkeld”

“Ik wil wel duurzaam ondernemen, maar ik weet niet hoe… Of ik weet wel hoe, maar ik krijg mijn mensen niet mee.” Klinkt dit je bekend in de oren?

Verandering is voor bijna alle mensen erg spannend. Daardoor voelt het goed om zaken te laten zoals ze de afgelopen 20 (of 100) jaar gedaan werden. Maar soms is verandering ook heel fijn. In 1998 dachten we namelijk ook nog dat een mobiele telefoon onzin was en betaalden we nog met de gulden.

Zijn er processen of gewoontes in jouw bedrijf die nodig toe zijn aan verandering? Begin bij de makkelijkste (denk aan die printer) en voer iedere maand een kleine stap uit richting duurzaam ondernemen. Duurzaam ondernemen is zo ingewikkeld als je het zelf maakt en na verloop van tijd wordt het steeds makkelijker en vooral leuker. Stap voor stap kan je heel wat voor elkaar krijgen!

Ga ervoor!

Gaan jullie een start maken met duurzaam ondernemen en ben je trots op jullie stappen? Neem dan ook zeker de doelgroep mee in alle ontwikkelingen. Post regelmatig een filmpje of foto op social media voor een behind the scenes-moment. Leuk, goedkoop en super makkelijk met je smartphone. Want niet alleen de aarde zal blij zijn dat jij (meer) duurzaam gaat ondernemen, maar zeker ook jouw doelgroep! What’s not to like, right?

 

Deze blog is geschreven door Linda Coenmans, Allround Marketing & Communication Manager bij Eco Giving en GreenGiftBox. Eco Giving is een zakelijke webshop voor groene en duurzame relatie- en kerstgeschenken. GreenGiftBox is hét online groene keuzeconcept voor duurzame kerstcadeaus. Dat wordt een groene kerst dit jaar!